Schneller. Höher. Weiter. Das kleine Wörtchen Produktivität ist mittlerweile ein täglicher Begleiter in so vielen Lebensbereichen – und nicht nur in der Arbeitswelt. In der heutigen Leistungsgesellschaft wird immer mehr von uns gefordert. Jeder Mensch muss noch effizienter und noch produktiver werden.
Egal, ob bei der Arbeit oder im Privatleben: Man hat das Gefühl, die To-do-Liste wird immer länger – und dabei läuft die Uhr nonstop gegen einen. Man fühlt sich ständig einer Drucksituation konfrontiert.
Und genau deshalb möchten wir dir unsere Produktivitätshacks vorstellen. Du kannst durch sie effizienter, leistungsstärker und im Endeffekt produktiver werden.
Doch noch besser: Wir möchten mit unseren Ideen für mehr Produktivität vor allem darauf abzielen, dir langfristig ein wenig die Last von den Schultern zu nehmen, deinen Stress zu reduzieren und dich gelassener zu machen. Solltest du diese Tipps für dich anwenden, wirst du deine Aufgaben schneller abhaken können und gewinnst so reichlich Zeit für dich und die Dinge, die dir im Leben Spaß bereiten.
Falls du also nicht nur auf der Suche nach mehr Produktivität bist, sondern auch nach mehr Freizeit, bist du hier genau richtig.
Inhaltsverzeichnis
Produktiver werden mit 10 Produktivitätshacks
Manch einer unserer Tipps findet bei dir womöglich eine bessere Anwendung, als andere. Genauso wirkt manch Tipp recht intuitiv. Doch manchmal geht es nicht darum, das Rad neu zu erfinden, sondern die einfachen Techniken für sich (erneut) zu entdecken, um wieder zu seiner Motivation und Produktivität zu finden.
Doch keine Sorge: Dich werden im späteren Verlauf auch noch unkonventionellere Tipps erwarten, dich produktiver werden lassen. Daher gebe jedem seine Möglichkeit sich zu beweisen, sodass du abschätzen kannst, ob du dadurch produktiver werden kannst. Lass uns starten!
Was ist zu tun? Mach dir eine Liste
So öde und einfach Tipp 1 auch klingen mag, sollte es direkt der erste sein, den du umsetzen solltest, wenn du in einen neuen Tag startest. Bevor man sich nach dem Aufstehen sagt „Ich habe wieder so viel zu tun“, verschaffe dir zuallererst einen Überblick.
Man macht sich gerne zu viel Druck und Stress, wenn man das „so viel zu tun“ nicht genauer betitelt. Denn das Gefühl, noch Unmengen an Dingen erledigen zu müssen, ohne diese irgendwie klar umrissen zu haben, kann einen unbewusst belasten.
Deshalb: Was gibt es für dich heute zu erledigen? Am besten überlegst du dir bereits deine ganzen Aufgaben und Pflichten bevor du den ersten Fuß aus dem Bett gesetzt hast. Mach dir eine Liste – entweder im Kopf mit all deinen heutigen Aufgaben oder noch besser: Du schreibst sie dir auf.
Struktur und Klarheit sind dafür Schlüsselfaktoren, damit du deine Zeit effizient nutzen kannst. Mit klaren To-dos und Aufgaben lässt es sich direkt viel besser planen und priorisieren – dafür siehe Punkt 2.
Was wichtig ist, ist nicht immer dringend, und was dringend ist, ist nicht immer wichtig.
Produktiver werden durch Planung und Priorisierung deiner Aufgaben
Jeder hat es schon mal gehört: Vorbereitung ist die halbe Miete. Und ja, es stimmt.
Eine klare Priorisierung und Planung deiner Aufgaben sind immens wichtig, wenn du produktiver werden willst. Nachdem du dir einen Überblick über deine heutigen Aufgaben verschafft hast, solltest du die nach dem „Top-Down-Prinzip“ planen. Also was ist deine wichtigste Aufgabe? Deine zweitwichtigste, drittwichtigste etc.
Am Anfang des Tages hat man noch am meisten Zeit und ist am frischesten im Kopf. Deshalb solltest du dich da deiner „Prio A“ widmen und so Stück für Stück deine Aufgaben abarbeiten.
Ich bin auch Freund davon die unangenehmste Aufgabe direkt am Anfang des Tages zu erledigen. Dann schiebe ich sie nicht den ganzen Tag vor mir her und muss mich später noch damit herumschlagen. Also schnell abhaken und dann weiter machen.
Beachte dabei jedoch, dir deinen Tag nicht zu vollzupacken. Ein Tag hat 24 Stunden und nicht mehr. Genauso wie die Zeit sind auch die geistigen Kapazitäten für einen Tag begrenzt. Bevor du viele Sachen irgendwie halbherzig machst, fokussiere dich auf deine Top-Ziele des Tages und erledige sie nach eigener Zufriedenheit. Weniger ist manchmal mehr.
Produktiver werden? Dann aber kein Multitasking mehr!
Wir wollen die positiven Effekte von Multitasking schnell ins Land der Fabeln verweisen. Es gibt das Gerücht, dass Multitasking die Effizienz und Produktivität steigern soll, doch tatsächlich führt es zu erheblichen Konzentrations- und Leistungsverlusten.
Multitasking: Die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig falsch zu machen.
Ein Beispiel: Telefonieren und Auto fahren soll man ohnehin nicht tun – jedenfalls nicht ohne Freisprechanlage. Doch die Universität Utah hat für eine Studie Versuchspersonen an das Steuer eines Fahrsimulators gesetzt. Die Personen sollten während des Fahrens telefonieren.
Ihre Leistungsfähigkeit sank um mehr als 40 Prozent. Gleichzeitig erhöhte sich der Stress-Wert der Probanden erheblich. Ihre Fehlerquote war ähnlich hoch, wie sonst nur bei betrunkenen Fahrern mit einem Promillewert von 0,8.
Eine ähnliche Studie wurde mit Harvard-Studenten durchgeführt. Die (hoch-)begabten Studenten schlugen sich nicht großartig besser. Teilweise fiel ihre Gedächtnisleistung auf die eines achtjährigen Kindes ab.
Das sind schlagfertige Argumente, die dir Beweis genug sein sollten, dass sich Multitasking nicht lohnt. Wer produktiver werden will, sollte sich daher nur auf einer Aufgabe widmen, ehe man zur nächsten übergeht.
Planlos in mehrere Richtungen gleichzeitig zu steuern, bringt dich zwar überall irgendwie ein bisschen voran. Doch zielgerichtet eine Aufgabe nach der nächsten abzuschließen, ist deutlich erfolgversprechender.
Exkurs Aufmerksamkeit: Steigere deinen Fokus
Stell dir vor, deine Aufmerksamkeit wäre eine Taschenlampe. Diese Taschenlampe besitzt zwei Betriebsmodi: Einen gebündelten Strahl, in dem du das Licht einen kleinen Fleck ganz hell beleuchten kannst und einen zweiten Modus, der mehr einer Fackel ähnelt. Deine ganze Umgebung wird zwar erkenntlich, aber nichts ist so richtig hell.
Genau die zwei Modi hat der Mensch auch hinsichtlich seiner Aufmerksamkeit. Die meiste Zeit befinden wir uns in einem Status der offenen Aufmerksamkeit. Wir erfassen die Umgebung in ihrer Gesamtheit, aber viele kleine Details entgehen uns dabei. Das ist der Grundzustand der Aufmerksamkeit, in dem wir Menschen uns die meiste Zeit befinden.
Um wirklich produktiver zu werden, wollen wir jedoch den zweiten Status erreichen: die fokussierte Aufmerksamkeit. Ganz bewusst wird die Aufmerksamkeit nur auf eine Sache gelenkt. Nun spricht man von Konzentration.
Wir werden sozusagen blind für andere Einflüsse in unserem Umfeld, wodurch wir uns einer Sache fokussiert hingeben können. Und genau darin liegt die Quintessenz dieses Tipps: Sich Fokus zu schaffen und die eigene Aufmerksamkeit bündeln für eine einzige Sache.
Wusstest du, dass das Gehirn mindestens zehn Minuten benötigt, um diese fokussierte Aufmerksamkeit aufzubauen? Durch jegliche Ablenkungen wird dieser fokussierte Lichtstrahl wieder auf „Fackel-Modus“ gestellt und dein Gehirn muss erneut diese Konzentrationsschleife aufbauen.
Willst du produktiver werden, musst du Ablenkungen so gut wie möglich reduzieren, sodass du dich in deinem „Flow“ nicht unterbrechen lässt. Deshalb kommen hier ein paar einfache Tipps und Ideen, die du schnell in deine Arbeitsprozesse integrieren kannst, um so deine Konzentration zu steigern:
- Schalte alle Push-Benachrichtigungen am Computer aus, während du an ihm arbeitest
- Lege dein Handy weg und schalte es auf stumm – ohne Vibration. Denn selbst die Vibration lenkt uns ab, wenn wir wissen, dass eine Benachrichtigung gerade angekommen ist.
- Hab auch weiterhin nichts in Griffnähe, was dich visuell oder haptisch ablenken kann
- Kommuniziere deine produktive Phase gegenüber anderen, sodass du die kommenden Stunden nicht gestört wirst
- Sage auch mal “Nein” und weise spontane und kurzfristige Anfragen auch gerne mal zurück und sage, dass du sie dir später vornimmst, wenn du mehr Zeit dafür hast
- Versuche in einer ruhigen Atmosphäre zu arbeiten oder höre ruhige Musik, die dich währenddessen nicht ablenkt
Es ist wirklich immens wichtig, dass du vor allem visuell und akustisch – aber auch olfaktorisch (riechen) oder haptisch – nicht durch dein äußeres Umfeld abgelenkt wirst. Bei jeder Ablenkung muss sich dein Gehirn einem anderen Reiz widmen und darunter leidet letztlich dein Fokus.
Schaffe dir eine angenehme Arbeitsatmosphäre
Wer im Chaos lebt, kann sich nicht wirklich konzentrieren – und erst recht nicht produktiver werden.
In einem aufgeräumten Zimmer, an einem aufgeräumten Schreibtisch lässt es sich deutlich besser arbeiten. Du hast Platz, um dich mit deinen Sachen auszubreiten, die du benötigst und sitzt nicht zwischen deinem eigenen Krempel.
Ein sauberer Arbeitsplatz lässt dich klare Gedanken fassen und bietet dir weniger Potenzial für Ablenkungen (siehe Tipp 4). Fühlt man sich zudem wohler in seiner Umgebung, kann sich der Geist viel besser entfalten. Man wird inspirierter, kreativer, aber auch leistungsfähiger.
Klassische Konditionierung: Etabliere deine Produktivitätsgewohnheit
Unser Gehirn hat seine Eigenarten und wir können uns das Prinzip der klassischen Konditionierung zu Gute machen, um produktiver zu werden. Vor allem, wenn es uns mal an Motivation fehlen sollte, kann uns dieses Phänomen langfristig dabei unterstützen unsere Produktivität zu steigern.
Die klassische Konditionierung ist eine behavioristische Lerntheorie. Sie besagt, dass natürliche und unbedingten Reize durch Lernen und Wiederholungen eine neue, bedingte Reaktion entstehen lassen können.
Diese Theorie wollen wir dir anhand des wohl bekannteste praktischen Beispiels und auch der Entdeckung der klassischen Konditionierung erklären: Der Pawlowsche Hund
Der russische Professor Iwan Petrowitsch Pawlow brauchte für die Erklärung der klassischen Konditionierung drei Sachen: eine einfache Glocke, einen Hund und Futter.
Immer wenn sein Versuchshund etwas zu fressen bekam, klingelte Petrowitsch’ Glocke – ein akustischer Reiz. Jedes Mal aufs Neue klingelte die Glocke und der Hund wusste, dass gleich sein Fressen kam. Der Naturwissenschaftler beobachtete einen vermehrten Speichelflussreflex bei dem Vierbeiner. Der Hund hat es verstanden: Klingeln der Glocke = Fressen. Sein Gehirn hatte die beiden Reize „Glocke“ und „Futter“ miteinander verbunden.
Petrowitsch beobachtete, dass auch wenn die Glocke klingelte und es kein Fressen gab, der Hund Speichel produzierte. Der Glockenton war nicht mehr ein neutraler auditiver Reiz im Gehirn, sondern löste einen konditionierten Reflex aus.
Auch wenn das menschliche Gehirn ein wenig ausgereifter ist, als das eines Hundes, können auch wir die klassische Konditionierung nutzen, um produktiver zu werden. Wir starten mit einer bestimmten Gewohnheit und unser Gehirn versteht, dass es nun aktiv werden muss. Wir können so unser Gehirn trainieren, indem wir eine Gewohnheit ausbilden, die wir zu Beginn unserer produktiven Phase ausüben.
Finde eine Gewohnheit, die dir einerseits guttut, als auch deine Produktivität steigert. Das können ganz banale Sachen sein:
- Lege dein Handy in ein anderes Zimmer, bevor du dich an die Arbeit setzt
- Mache dir einen Tee oder Kaffee
- Schalte deine „Arbeitsplaylist“ an
- Mache ein paar Dehnübungen, bevor du dich an deinen Rechner setzt
Es kann auch etwas „Extravaganteres“ sein. Springe dreimal auf deinem linken Bein oder drehe dich einmal um die eigene Achse, ehe du dich an deinen Schreibtischstuhl setzt. Dein Gehirn wird diesen motorischen Prozess mit Produktivität verbinden.
Es ist bloß wichtig, dass es eine Gewohnheit wird und du versuchst es immer zu machen, bevor du mit deiner produktiven Phase startest.
Mini-Pausen mit der Pomodoro-Technik
Wer effektiver und produktiver werden will, muss auch Pausen machen. So jedenfalls empfiehlt es die Selbstmanagementmethode „Pomodoro-Technik“. Das simple Vorgehen dieser Technik empfiehlt getaktete Arbeitszeiten und geplante Pausen.
Dieser Produktivitätshack soll in keinem Konflikt mit unserem Aufmerksamkeits-Exkurs stehen, in dem wir sagen, dass man mindestens 10 Minuten benötigt, um eine fokussierte Aufmerksamkeit aufzubauen.
Die Pomodoro-Technik bietet sich vor allem für Aufgaben an, in denen du sozusagen in Sprints arbeitest, wenn du bspw. Vokabeln lernst, den Haushalt machst oder dich um andere operative und administrative Aufgaben kümmerst.
Bei der Idee geht es also vielmehr, darum dich und deinen Kopf frisch zu halten. Zwischendurch benötigt man auch mal seine Pausen, um produktiver zu werden. Keiner soll und kann mehrere Stunden am Stück durcharbeiten.
Die Pomodoro-Technik kann in etwa so aufgebaut werden:
- Wähle EINE Aufgabe deiner To-do-Liste aus, welche du erledigen möchtest.
- Notiere, was dafür getan werden muss.
- Stelle den Wecker auf 25 Minuten und lege los.
- Sobald der Wecker klingelt, hakst du alle Teilschritte ab, die du erledigt hast
- Lege nun eine Pause von fünf Minuten ein. Erlaube dir in dieser Zeit dich nicht mehr mit der Aufgabe auseinandersetzen zu müssen.
- Wiederhole viermal Schritte 1-5. Nach der letzten Runde gönnst du dir 30 Minuten Pause.
Dieses Vorgehen muss nicht unbedingt so gehandhabt werden. Falls du anfangs Schwierigkeiten hast, starte mit 10-15 Minütigen Arbeitsintervallen und steigere dich fortgehend. Genauso gut kannst du die produktiven Intervalle verlängern.
Diese Technik bietet eine attraktive Lösungsmöglichkeit für die diversen Ablenkungen im Alltag. Die simple Pomodoro-Technik diszipliniert dich dazu, deinen Fokus auf eine Sache zu fixieren, beseitigt unnütze Prokrastination, schult deine Impulskontrolle und belohnt dich folgend mit einer kurzen, geplanten Pause. Du schaffst dir immer eine kleine Belohnung, auf die hinarbeiten kannst.
Wer produktiver werden will, muss fit und gesund bleiben
Stell dir vor, du besitzt einen teuren Sportwagen. Um dein Auto kümmerst du dich dann auch entsprechend gut und gehst es regelmäßig warten. Du fährst auch nicht nur an Tankstelle neben an, sondern tankst auch besseren Sprit, der deinen Wagen auf Touren bringt und den Motor nicht schadet. Du schüttest nicht „irgendwas“ in dein Prunkstück rein.
Dieser Sportwagen war ein Vergleich für deinen Körper. Auch du brauchst den richtigen Treibstoff, damit du produktiver werden kannst.
Mit Sicherheit kennst du das Gefühl, wenn du etwas Fettiges oder Schweres gegessen hast. Wonach ist dir dann mehr? Faulenzen auf der Couch oder dich produktiv an deine Arbeit zu setzen? Wohl eher ersteres.
Das liegt vor allem daran, dass der Körper viel Energie für die Verdauung benötigt. Dein Körper „konzentriert“ sich auf dein Verdauungssystem und andere Stellen im Körper werden mehr vernachlässigt – auch dein Denkzentrum.
Nicht umsonst lautet deshalb auch eine der Baderegeln, dass man nicht mit vollem Magen schwimmen gehen soll. Beim Schwimmen benötigst du nämlich deine Energie in den Muskeln und nicht im Verdauungstrakt.
Neben einer gesunden Ernährung ist auch Timing deiner Mahlzeiten wichtig.
Achte also auf eine gesunde Ernährung. Dazu gehört nicht nur was du isst, sondern auch wann du isst. Eine große fettige Mahlzeit unmittelbar vor deiner Produktivitätsphase ist daher nicht ratsam.
Zur Ernährung gehört auch die Wasseraufnahme. Der Mensch besteht aus 70 Prozent Wasser und verliert ständig etwas davon. Studien haben bewiesen, dass schon bei einem Wasserverlust von zwei Prozent die Konzentration deutlich nachlässt.
Trinke bevor das Durstgefühl aufkommt. Denn, wenn du Durst empfindest, ist es schon zu spät und deinem Körper mangelt es an Wasser. Ein Wasserwecker kann dich an eine regelmäßige Wasseraufnahme erinnern.
Das hochgepriesene Pareto-Prinzip
Man kommt einfach nicht um das Pareto-Prinzip drumherum. Wie auch bei vielen anderen Themen findet es auch bei diesem eine Anwendungsmöglichkeit.
Wer produktiver werden will, will Sachen abschließen. Also schnell fertig werden. Damit meinen wir natürlich nicht schlampig arbeiten oder etwas unsauber zu Ende stellen.
Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, ist kein strenges Naturgesetz, aber besitzt eine gewisse Allgemeingültigkeit. Die Regel besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent Einsatz erreicht werden. Die restlichen 20 Prozent benötigen hingegen 80 Prozent Aufwand.
20 Prozent der Kunden generieren 80 Prozent Umsatz. Kinder spielen 80 Prozent der Zeit mit 20 Prozent ihres Spielzeugs. 20 Prozent aller Länder produzieren 80 Prozent der Emissionen.
Genau dieses Prinzip lässt sich auch auf die eigene Produktivität übertragen. Viele der eigenen Arbeiten lassen sich schneller abschließen, wenn man sich auf das „große Ganze“ konzentriert und sich nicht in der Detailarbeit verliert.
Was sind die wichtigsten 20 Prozent Aufwand bei deiner Aufgabe, die für 80 Prozent deiner Ergebnisse verantwortlich sind? Sobald du das weißt, konzentriere dich darauf, diese 80 Prozent deines Ergebnisses zu erledigen.
Investiere in dich selbst
Ein etwas theoretischer und betriebswirtschaftlicher Ansatz, doch wir wollen dir gerne erklären, was wir meinen: Du wirst bei deiner Arbeit entlohnt. Pro Stunde erhältst du einen gewissen Stundensatz ausgezahlt, der sich am Monatsende auf deinem Konto wiederfindet. In deiner Freizeit bekommst du zwar kein Geld, aber hast auch da gewisse Arbeiten zu erledigen.
Für diesen Produktivitätshacks müssen wir annehmen, dass du dich in deiner Freizeit mit einem imaginären Stundenlohn bezahlst – wir sagen jetzt mal 15 Euro. In deiner freien Zeit gehst du auch regelmäßig deinen Arbeiten und Pflichten nach, die dich Zeit kosten. Sei es ein freizeitliches Nebenprojekt, Hausarbeit, Steuer- und Rechnungszahlungen, aber auch bestimmten Hobbys.
Mit dem richtigen Equipment oder geeigneten Fähigkeiten könntest du diese Arbeit viel schneller erledigen. Anstatt dass du gewisse zeitliche oder finanzielle Investitionen nicht tätigst, musst du länger/mehr arbeiten, um dein gewünschtes Ergebnis zu erzielen.
Ein praktisches Beispiel: Für die Website sitze ich viel am PC, recherchiere, erarbeite Texte, erstelle Bilder und programmiere. Mit der Investition eines zweiten Bildschirms und einer besseren Maus habe ich mir meine Arbeit erleichtert. Zwar hat mich dies 200 Euro gekostet, jedoch bin ich in meiner täglichen Arbeit deutlich schneller geworden. Mittlerweile habe ich so viel an Zeit gespart. Jede ersparte Stunde habe ich mich selber mit 15 Euro bzw. einer Stunde Freizeit entlohnt. Längst habe ich dadurch meine ursprüngliche Investition für einen zweiten Bildschirm und eine bessere Maus wieder reingeholt.
Der Punkt ist dir hoffentlich klar geworden: Wir sprechen hier ganz explizit von einer Geldinvestition in die eigene Produktivität und keinem Geldausgeben in Bespaßung und freizeitliche Aktivitäten. Du kannst nicht nur produktiver werden mit gewissen „Mindhacks“ oder effizienteren Prozessen, sondern auch mit dem richtigen Equipment.
Es macht also durchaus Sinn, sich die Zeit zu nehmen, um neue Sachen zu lernen, die deinen Aufgabenalltag auf lange Sicht erleichtern und dir Zeit sparen – sei es durch Fähigkeiten, die du lernst, oder durch gewisses Equipment, welches deine Produktivität steigert.
Wer viel am PC sitzt, sollte Shortcuts lernen und in das nötige Equipment investieren. Wer gerne und viel Marmelade kocht, sollte nicht die Erdbeeren durch ein Sieb quetschen, sondern sich ein Pürierstab leisten.
Denk daran, dass deine Zeit für einen Tag begrenzt ist und man sich selber auch irgendwie (imaginär) bezahlt. Ab und zu sollte man nicht zu knauserig sein und in sich selbst investieren. Du sparst dir Zeit, wirst produktiver und entlohnst dich mit deinen imaginären 15 Euro für jede gesparte Stunde.
Ein letztes Wort um produktiver zu werden…
Das waren sie – unsere 10 Produktivitätshacks, um produktiver zu werden. Selbst wenn manch ein Tipp für dich offensichtlich schien, konnten wir dir hoffentlich den Ursprung und die Hintergründe näherbringen und du hast das ein oder andere dazugelernt. Was ist dein persönlicher Produktivitätshack, den wir womöglich nicht erwähnt haben?
Nun erstmal viel Spaß beim effizienten Arbeiten und produktiver werden. Doch viel wichtiger: Viel Spaß mit deiner gewonnenen Freizeit, die du dir geschaffen hast!